La gestion de produits est le pivot central de ce logiciel. Il permet, en effet, de définir l'ensemble des produits d'inventaire gérés par votre clinique.

Sélectionnez un objet dans votre inventaire et consultez en tout temps l'information critique qui le concerne pour faciliter vos décisions courantes.

La fiche « item » fait ressortir un premier élément de la flexibilité de Progident/Produit avec sa caractéristique « Multiunité » qui se distingue par une indépendance totale de l'unité et de la devise applicable pour la gestion des quantités en stock, des transactions de ventes et des transactions d'achats.

Il est donc possible d'acheter un produit à la douzaine, en yens japonais, de le stocker par paquets de 24 unités, en dollars canadiens et de le vendre en paquets de 6 unités, en pesos mexicains!

Progident/Produit supporte également la gestion de numéros de série et l'historique transactionnel par item pour vous permettre de savoir plus rapidement où il est localisé, qu'il soit entre les mains d'un patient ou ailleurs dans votre clinique.

Progident/Produit offre la possibilité de gérer plusieurs versions qui peuvent être stockées dans différents entrepôts, par item. À vous de choisir la combinaison de codification qui convient le mieux à votre clinique.

Concrètement, cette option est la clé qui, par une simple consultation à l'écran, vous permettra de répondre à une importante question en gestion d'inventaire soit : quelle est la quantité d’un item précis, dans un entrepôt précis?

Terminées, les recherches incessantes pour tenter de répondre à cette question simple et redondante!

La présence des modules de vente et d'achat n'est pas obligatoire pour gérer et suivre rigoureusement vos transactions d'inventaire. La fonction « Transaction » du logiciel vous permet de saisir l'information relative à tout type d'action sur un produit précis.

Le logiciel prévoit le support des transactions d'inventaire usuelles ainsi que la définition de types de transaction personnalisés avec la possibilité de configurer leur impact précis sur les accumulateurs de la fiche « item ».

Le potentiel de cette architecture s'exploite en favorisant simultanément l'accès à une caractéristique comptable non négligeable : il permet de reconstituer la valeur de l'inventaire, à une date antérieure de votre choix.

Toutes les fonctions qui offrent une saisie d'items permettent l'exploitation de lecteurs de code à barres. Qu'il s'agisse de la prise d'inventaire matériel, de la facturation au comptoir ou de la réception d'une commande d'achat, l'utilisation de lecteurs de code à barres accélère le traitement de l'information et vous garantit un gain de productivité substantiel.

Les fonctions critiques sont dotées d'un mode de lecture « Mobile », spécialement dédié à une saisie intelligente. C'est-à-dire qu'il permet de procéder à la réception d'un produit, autant par la lecture de son code à barres interne que par la lecture du code à barres du fournisseur.

Si l'inventaire d'une clinique est un actif stratégique, il va de soi que le processus d'alimentation est géré rigoureusement. Le module de gestion des achats de Progident/Produit vous permet d'atteindre cet objectif par différents mécanismes.

D'abord, la fiche item permet de définir la quantité minimale des stocks à maintenir ainsi que la quantité économique d'achats. L'acheteur peut compter en tout temps sur un rapport d'analyse des achats à effectuer.

Ce rapport s'ajuste dynamiquement à mesure que les commandes d'achats sont passées auprès des fournisseurs. L'acheteur concentre donc toujours son travail sur les plus récents besoins en matériel provenant des différents départements de la clinique. Votre énergie est alors investie uniquement là où ça compte vraiment!

De plus, toute commande d'achat possède un statut qui permet d'identifier son état interne. Ce dernier est utilisé, par exemple, pour gérer l'étape qui précède la commande finale d'achats, soit les demandes de prix qui peuvent être préparés et expédiés aux fournisseurs à partir d'un même document de base.

Ce même statut peut être exploité dans un contexte d'approbation de commande à niveaux multiples avant l'émission finale au fournisseur.

Du grand nombre de fournisseurs utilisés pour vos achats découle une diversité de codification d'items. Sans la présence d'une mécanique d'équivalence entre la codification de vos fournisseurs et votre codification interne, cela peut réduire radicalement votre efficacité de gestion.

Pour répondre à cette réalité, chaque produit de votre inventaire peut être associé à un ou plusieurs fournisseurs et offre à chacun la possibilité de définir un numéro de pièce spécifique à utiliser pour la commande, ainsi que tout autre paramètre d'achat particulier pour un fournisseur donné.

Pour une transparence opérationnelle maximale, Progident/Produit opère avec l'un ou l'autre des codes (propres ou fournisseur) à la saisie et au traitement de tout document d'achats. Vous n'avez plus à vous soucier de l'origine du code d'item pour vous assurer d'une efficacité maximale de saisie.

À l'instar de l'architecture ouverte du nœud transactionnel du logiciel, le module de gestion de documents permet de modéliser et de gérer tous les types de documents autres que les commandes d'achats et les commandes de ventes.

Progident/Produit vous permet, par exemple, de gérer aisément les commandes internes de matériel, les retours de marchandise, etc., tout en contrôlant parfaitement l'impact transactionnel de chaque type de document.

Pour stimuler des interventions rapides et efficaces, chaque document peut être associé à une couleur. Les documents stratégiques peuvent donc être retrouvés plus rapidement dans les fenêtres de travail stratégiques.

Comme pour le document de base « Commande d'achat », vous pouvez déterminer la série d'étapes qu'un document de départ doit franchir pour arriver au document final (Exemple : Requête — Commande d'achat — Réception — Facture d'achat) en exploitant la flexibilité du concept de chaîne de documents.

Vous pouvez donc façonner entièrement le logiciel selon des processus de gestion précis. La flexibilité générée par l'ouverture transactionnelle et documentaire de Progident/Produit vous permet de configurer les liens documentaires entre chacune de vos étapes de gestion… une flexibilité impossible à vous décrire en quelques mots!

Combiné au contrôle de l'état de chaque document (suspens, actif, terminé et autres statuts personnalisés), vous avez tout en main pour la mise en place et la gestion de votre chaîne d'approvisionnement sur mesure.

Progident/Produit inclut plusieurs rapports statistiques qui vous permettent d'analyser les volumes transigés par produit sur un intervalle de date, par mois ou par année.

Déterminez rapidement les matières premières et les produits finis les moins utilisés pour minimiser les coûts importants liés, entre autres, à la désuétude et aux frais d'entreposage.

Les analyses d'utilisation de produits vous permettent également de visualiser les cycles périodiques de la demande, interne ou externe, par item. Cette fonction amène une information stratégique dans le cadre d'une planification annuelle d'achats par le biais de commandes ouvertes.

Une compréhension précise des fluctuations de vos produits clés, tel que le mentionne la règle classique de Pareto (20 % - 80 %), vous permet d'optimiser la satisfaction de votre clientèle tout en évitant les ruptures de stock.

Compte tenu des coûts importants liés au stockage, à la manutention et à la désuétude de produits non utilisés, la gestion des stocks laisse peu de place à l'erreur. Il faut bien sûr ajouter à ces contraintes bien connues, le fait que le patient doive toujours recevoir rapidement un service de qualité.

C'est pourquoi la gestion des stocks doit passer par des processus d'affaires rigoureux qui garantissent l'optimisation de cet actif stratégique.

De plus, pour que ces processus produisent les résultats attendus, les différents intervenants de la clinique doivent être encadrés par un système de configuration des accès à chacune de leurs étapes.

Pour répondre à ces exigences, Progident/Produit exploite la puissance de la plate-forme d'application Progident/Smigg qui comporte des fonctions poussées de sécurité fonctionnelle et informationnelle pour vous permettre de contrôler l'ensemble de vos processus de gestion avec une précision inégalée.

En plus de ses vertus liées à la sécurité, Progident/Smigg offre un éventail impressionnant de fonctions que le gestionnaire de haut niveau appréciera. Prenez, par exemple, un générateur de rapports et formulaires personnalisés, un configurateur d'écrans de travail et plusieurs autres fonctions qui font la différence dans le déploiement d'une solution de gestion professionnelle.